地域連携推進会議の議事録の書き方（記入例・公表用の概要版つき）

議事録はいつ、だれが作る？

会議の後、速やかに事業所が作ります。作った議事録は、参加した構成員に内容を確認してもらいます（手引き p.14）。

厚生労働省の「地域連携推進会議の手引き」は、会議で事業所が行った報告と、構成員から受けた要望や助言などについて、議事録を作ることを求めています（手引き p.14）。国の指定基準（事業所の運営のルールを定めた省令）も、会議での報告・要望・助言などの記録を作り、その記録を公表することを定めています（指定基準 第210条の7第4項）。

手引きが示す準備から公表までの流れでは、「会議開催」の次が「議事録作成」、その次が「議事録・資料公表」です（手引き p.12）。議事録を作り、構成員に確認してもらってから、公表します。

手引きの言葉は「速やかに」です。話し合いの内容を覚えているうちに下書きを作っておくと、構成員に確認を頼むときにも、やりとりが短くすみます。

構成員の確認を記録に残す

確認を頼んだ日、確認が済んだ日、受けた修正の内容を控えておきましょう。公表した議事録が、構成員の確認を経たものであることを、あとから示しやすくなります。

会議そのものの概要（対象、構成員の選び方、開催回数、住居への訪問）は、「地域連携推進会議とは？」で整理しています。

議事録に書くことは？

会議で事業所が行った報告と、構成員から受けた要望や助言を書きます（手引き p.14）。要望や助言に事業所がどう対応するかも書いておくと、読む人に伝わりやすくなります。

手引きの議事次第の例には、利用者の日常生活の様子、経営状況の報告、BCP（業務継続計画）の策定状況、虐待・事故・ヒヤリハットの報告などの議題が挙げられています（手引き p.8）。議事録の「報告」の欄には、こうした議題ごとに、事業所が伝えたことの要点を書きます。

読む人にわかりやすいように、次のような項目で整理するとよいでしょう。項目の並びは一例です。

出席者を名前ではなく区分と人数で書くと、構成員の個人情報も守れます。手引きは、議事録を作るときに、利用者だけでなく構成員の個人情報も守るよう求めています（手引き p.14）。

個人が特定されないようにするには？

名前は「利用者A」「家族A」のように置き換え、名前以外でも個人がわかる記述は削ります。手引きは、個人が特定される部分を議事録から削除するなどの配慮を求めています（手引き p.14）。

次の表は、書き換えの例です（架空の例です）。

1つ目と2つ目は、名前を書かない例です。家族の名字からも、どの利用者の家族かがわかってしまうため、置き換えます。

3つ目は、名前がなくても個人がわかってしまう例です。「2号棟」と「唯一の女性入居者」を組み合わせると、誰のことかがわかります。住居の名前、性別、年齢、人数、具体的な病名や行動、日付なども、組み合わせると個人の特定につながることがあります。議事録は地域の方も読みます。近くに住む人にとって手がかりにならないかを考えて書きます。

会議では、虐待や事故、ヒヤリハット（事故には至らなかったものの、ひやりとした出来事）の事例を共有することがあります。手引きは、会議に出席する利用者が関係する事例を共有するときは、事前に本人の了承を得て、資料や説明で個人が特定されないように配慮するよう求めています（手引き p.9）。議事録でも、事例は個人がわからない書き方にします。

会議の資料にも、個人名や、個人が特定される情報を書かないことが求められています（手引き p.10）。資料の段階から「利用者A」のように書いておくと、議事録に写すときの手間も減ります。

詳しい議事録と「概要」のどちらでよい？

手引きでは、議事の詳しい内容を書いた議事録ではなく、会議結果の概要をまとめたものでもよいとされています（手引き p.14）。

議事録は公表するものです。手引きは、ホームページや広報誌への掲載、事業所内の掲示など、多くの方が見られるように広く公表するよう求めています（手引き p.14）。発言を一つひとつ書き起こした議事録は長くなり、読む人にとってわかりにくくなります。個人がわかる言葉も残りやすくなります。

そこで、公表には、報告・意見・今後の対応を短くまとめた「概要版」を使う方法があります。個人情報が書かれた資料や、議事録を作るためのメモは、事業所の中で管理します。個人情報が書かれた資料は、会議が終わったら回収するなどの配慮が求められています（手引き p.10）。議事録といっしょに公表する資料（手引き p.12）も、個人名や個人が特定される情報を書かないようにします（手引き p.10）。

どちらの形で作る場合も、個人が特定される部分は削除し、参加した構成員に内容を確認してもらいます（手引き p.14）。グループホームの場合、会議での報告などの記録は、5年間保存します（解釈通知。基準の読み方を示した国の通知です）。

記入例

次は、架空のグループホームの議事録（公表用の概要版）の記入例です。実在の事業所や人物とは関係ありません。

この記入例は、Renkei の「公表ページの見本」に載せている文面と同じです。見本ページでは、2回分の議事概要を、公表ページと同じ形で見られます。

記入例では、次の点に気をつけています。

• 出席者は、名前ではなく、構成員の区分と人数で書いています。
• 利用者と家族は「利用者Aさん」「家族A」と書き、名前を出していません。
• 地域の関係者は「自治会役員」のように、役割で書いています。役割でも個人がわかる場合は、区分だけにします。
• 構成員からの質問には、事業所がその場でどう答えたかを添えています。
• 「今後の対応」に、意見を受けて事業所が取り組むことを書いています。

公表の前に確認すること

構成員の確認、名前が残っていないか、個人がわかる組み合わせがないか、の3点です。公表の前に、少なくともこの3点を確かめます。

1. 参加した構成員に内容を確認してもらい、受けた修正を反映したか（手引き p.14）。
2. 利用者、家族、構成員の名前が残っていないか。本文だけでなく、見出しや表、いっしょに公表する資料も見ます。
3. 住居の名前、性別、年齢、病名、行動、日付などを組み合わせて、個人がわかる記述がないか。個人が特定される部分は、議事録から削除するなどの配慮が求められています（手引き p.14）。

あわせて、次のことも確かめておくと安心です。

• 公表の方法：ホームページや広報誌への掲載、事業所内の掲示など、多くの方が見られる方法になっているか（手引き p.14）。
• 資料の回収：個人情報が書かれた会議資料を、会議の後に回収したか（手引き p.10）。
• 記録の保存：グループホームの場合、記録を5年間保存できるようにしてあるか（解釈通知）。

手引きは、将来は議事録を「障害福祉サービス等情報検索」に載せることも考えられる、としています。いま載せることが求められているわけではありません（手引き p.14）。

Renkei でできること

Renkei では、メモや文字起こしから議事録の下書きを作れます。登録した構成員や利用者の名前は、AI に送る前に置き換えます。名前以外の手がかりが残っていないかは、公表の前に上の3点で確かめてください。できた概要版は公表用のページに載せ、ホームページがない事業所でも、URL や QR コードで案内できます。