合同会社Qalbra （以下「当社」といいます。）は、クラウドサービス「Renkei（レンケイ）」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令を遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。
1. 取得する情報
当社は、次の情報を取得します。
(1) 契約者・利用者に関する情報
- 氏名、メールアドレス、法人名・事業所名、役職、電話番号等のアカウント登録情報
- お問い合わせ・資料請求の際にご提供いただく情報
- 料金のお支払いに関する情報（クレジットカード情報は決済代行事業者が取得し、当社は保持しません）
(2) 入力データに含まれる情報
- 地域連携推進会議の構成員の氏名、所属、連絡先、区分（利用者、利用者家族、地域の関係者等）その他の構成員情報
- 会議・委員会・研修の記録、議事録、訪問記録、メモ・文字起こし等に含まれる情報
入力データには、障害に関する情報など、個人情報保護法上の要配慮個人情報が含まれる場合があります。契約者は、必要最小限の情報のみを入力するようご配慮ください。
(3) 自動的に取得する情報
- IPアドレス、ブラウザの種類、アクセス日時、操作履歴等のログ情報
- ログイン状態の維持等のために使用するCookie等の情報
2. 入力データに含まれる個人情報の取扱い
入力データに含まれる個人情報（利用者、利用者家族、構成員等の情報）について、当社は、契約者から個人データの取扱いの委託を受けた立場で、本サービスの提供に必要な範囲でのみ取り扱います。当社がこれらの情報を独自の目的で利用することはありません。
3. 利用目的
- 本サービスの提供、運営、本人確認および契約者サポートのため
- 料金の請求およびお支払いの確認のため
- お問い合わせ・資料請求への対応のため
- 本サービスに関する重要なお知らせ、機能追加、メンテナンス等のご連絡のため
- 不正利用の防止、セキュリティの確保および障害対応のため
- 個人を識別できない形に加工した統計情報の作成による、本サービスの改善のため
- 本サービスの広告の効果測定と配信の最適化のため（第9条のとおり、公開ページの閲覧とアカウント登録の完了に限ります）
当社は、入力データ（利用者、利用者家族、構成員等の情報や、会議・委員会・研修の記録）を広告目的で利用しません。
4. AI機能における外部事業者への送信
- 本サービスのAI機能（会議次第・説明資料・議事録等の下書き作成）を利用した場合、当社は、AIによる処理のため、入力されたテキストをOpenRouter（OpenRouter, Inc.）を経由して、外部のAIモデル提供事業者に送信します。
- 送信にあたっては、登録した構成員・管理者の氏名、事業所が指定した語句、一定の形式の電話番号・メールアドレスを自動で置き換え（仮名化）したうえで送信します。記録の件名・場所など、置き換えの対象外となる項目があります。
- 登録した氏名などの自動的な置き換え（仮名化）は、登録されていない氏名や、住所・生年月日などの個人を特定できる情報のすべてを除去することを保証するものではありません。登録していても、文字数や表記によって置き換わらない氏名があります。AI機能に入力する内容には、不要な個人情報を含めないようご注意ください。
- 送信先の事業者は、日本国外に所在する場合があります。送信先の事業者および所在国、当該国の個人情報保護制度、ならびに送信先事業者が講じる措置については、 OpenRouter, Inc.（アメリカ合衆国）を経由し、Anthropic PBC（アメリカ合衆国）が提供するAIモデルで処理します。アメリカ合衆国の個人情報保護制度については、個人情報保護委員会が公表する情報をご参照ください のとおりです。
- 当社は、OpenRouterの設定により、送信したデータがAIモデルの学習に利用されない条件で提供される事業者のみを利用しています。
5. 第三者提供
当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
- 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
なお、契約者が本サービスの公表ページに掲載した内容は、インターネット上で一般に公開されます。公表ページへの掲載内容は、契約者の判断と責任において決定されます。
6. 業務委託先
当社は、本サービスの提供のため、次の業務を外部事業者に委託することがあります。委託先に対しては、必要かつ適切な監督を行います。
- サーバー・データベースの運用：Vercel Inc.（アメリカ合衆国）、Turso（アメリカ合衆国の事業者。データは東京リージョンに保存）
- AIによるテキスト処理：OpenRouter, Inc. および同社を経由して利用するAIモデル提供事業者
- メール配信：Resend, Inc.（アメリカ合衆国）
- 決済処理：Stripe, Inc.（アメリカ合衆国）およびストライプジャパン株式会社
7. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、次のような安全管理措置を講じます。
- 通信の暗号化（HTTPS）およびアクセス権限の管理
- 契約者ごとのデータの論理的な分離
- 個人情報を取り扱う者の限定と、秘密保持に関する誓約
- AI機能利用時の、登録した氏名などの自動的な置き換え（仮名化）
8. Cookie等の利用
本サービスでは、ログイン状態の維持や利便性の向上のためにCookie等を使用します。ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できなくなることがあります。
また、本サービスでは、利用状況の把握とサービス改善のため、Vercel Inc.が提供するアクセス解析ツール「Vercel Web Analytics」を使用しています。同ツールはCookieを使用せず、閲覧したページ、参照元、ブラウザ・OS・デバイスの種類、国・地域等の情報を、個人を識別できない形で集計します。
あわせて、表示速度の把握と改善のため、同社が提供する「Vercel Speed Insights」を使用しています。同ツールはCookieを使用せず、閲覧したページのURL、ページの表示速度等の指標、ブラウザ・デバイスの種類、国・地域等の情報を、個人を識別できない形で集計します。
さらに、公開ページでは、第9条の広告の効果測定のため、Meta Platforms, Inc.が発行するCookieを使用します。
9. 広告の効果測定（外部送信）
本サービスの広告の効果を測るため、Meta Platforms, Inc.およびそのグループ会社（以下「Meta」といいます。）の計測ツール（Metaピクセル、コンバージョンAPI）を利用します。
- 利用するページ：トップページ、ガイド、お知らせ、アカウント登録ページなどの当社の公開ページに限ります。ログイン後の画面、ログイン画面、パスワード再設定の画面、契約者が公表ページとして掲載したページでは使用しません
- 送信する情報：閲覧したページのURL、IPアドレス、ブラウザの種類などの端末情報、Cookieに保存される識別子、アカウント登録を完了したこと（登録の完了は、当社のサーバーからも同じ情報を送信します）
- 送信しない情報：メールアドレス、氏名、法人名・事業所名、入力データ
- 利用目的：本サービスの広告がアカウント登録につながったかの測定と、広告配信の最適化
- 送信先での取扱い：Metaのデータポリシー（https://www.facebook.com/privacy/policy）に従って取り扱われます。Metaは日本国外に所在する事業者です
Facebook・Instagramの広告設定（https://accountscenter.facebook.com/ad_preferences）で、Metaが広告に利用する情報を管理できます。ブラウザの設定でCookieをブロックすると、送信を止めることができます。
10. 保有個人データの開示等の請求
当社が保有する個人データについて、ご本人から利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去または第三者提供の停止等のご請求があった場合、ご本人であることを確認したうえで、法令に従い遅滞なく対応します。 なお、入力データに含まれる個人情報（契約者から委託を受けて取り扱う情報）については、原則として契約者を通じてご請求ください。
11. データの保存期間と削除
入力データは、契約期間中保存します。解約日（本サービスの利用が終了した日をいいます。）から90日間を経過した後に、アカウント情報、AI生成履歴、記録に紐づかない構成員・住居の情報を削除します。
サービス提供に関する記録その他法令により保存が義務付けられている情報は、当該記録に係る事象が完結した日から5年間保存します。この間、記録および記録に紐づく構成員・住居・事業所の情報は、法令上の保存義務を果たすために必要な範囲で保持します。
契約者は、解約前に本サービスのデータエクスポート機能により、事業所情報、構成員情報、議事録その他の記録を取得できます。解約後も、削除予定日まではログインしてエクスポートできます。
12. お問い合わせ窓口
本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
- 事業者名：合同会社Qalbra
- 所在地：〒104-0061 東京都中央区銀座1丁目12番4号 N&E BLD.6F
- 代表者：石原 和也
- 個人情報に関する窓口：support@renkei.care
13. 本ポリシーの改定
当社は、法令の改正や本サービスの内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示その他適切な方法によりお知らせします。
以上